OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
Elegirán las mejores soluciones para evitar los desperdiciadores internos y externos de tiempo, a partir de sus causas.
INTRODUCCIÓN
"LOS ROBATIEMPOS"
También las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 o 2: Lo Urgente - No Importante.
Cuadrante III: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Cederá estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aun que podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones.
Ejemplificamos este cuadrante con una frase habitual entre nosotros:
Cuadrante IV: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.
PRIVILEGIAR LO IMPORTANTE, SOBRE LO URGENTE
Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor medida, transformándonos en el objeto de nuestra atención, recorriendo un trayecto de profecía auto cumplidora: Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que sólo por azar podamos navegar enaguas calmas. Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender sólo lo urgente y enfocarnos sobre todo, en planificar y atender lo importante.
Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos esquemas de interpretación de la realidad. Particularmente, aquel que entiende que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio reservado a personas “exitosas” que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo y recursos suficientes para hacerlo.
Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los términos. Porque el éxito de una persona u organización no deriva de su circunstancia actual, sino que más bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y si observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, además de atender lo urgente.
74 CLAVES PARA ELUDIR LOS DESPERDICIADORES DE TIEMPO
1. Deje de ser perfeccionista.
2. Trate su lugar de trabajo como un espacio para lograr la máxima eficacia.
3. Disponga de altos niveles de energía.
4. Establecer por escrito sus metas y objetivos facilita su logro.
5. Siempre asigne fechas límite para alcanzar sus metas.
6. Divida sus grandes metas en un conjunto de metas más pequeñas.
7. Adquiera el hábito de planificar todos los días.
8. Determine la importancia de cada tarea programada.
9. Al planificar piense en resultados, no en tareas.
10. ¡Evite las distracciones!.
11. Cree el hábito de planificar el día siguiente, antes de acostarse.
12. En tareas complejas, desarrolle un mapa que clarifique todo el proceso.
13. Prepare por anticipado las reuniones en las que participe.
14. Al planificar, considere un 10 a 15% para imprevistos.
15. Habitúese a dejar las cosas en su sitio cuando termine de utilizarlas.
16. Evite acumular papeles en su mesa de trabajo.
17. Comience realizando las tareas más complejas y pesadas primero.
18. Haga de la puntualidad un hábito.
19. Procure ajustarse al orden de importancia de sus tareas.
20. Realice las tareas rutinarias en las horas de menor energía.
21. Busque formas de simplificar y facilitar las tareas rutinarias.
22. Elimine las interrupciones personales.
23. Aprenda a decir “NO” cuando sea necesario.
24. Elimine desplazamientos innecesarios.
25. Siempre que sea posible, agrupe todas las pequeñas tareas para realizarlas en forma simultánea.
26. Utilice un sistema visible para medir el avance en sus proyectos.
27. Delegue siempre que le sea posible, pero mantenga el control.
28. Mantenga siempre a la mano su planificador personal.
29. Aprenda técnicas de lectura rápida.
30. Cree y revise periódicamente una lista recordatoria de compromisos futuros.
31. Dedique una semana a verificar cómo está utilizando su tiempo.
32. Mantenga un registro del tiempo que toma la realización de cada trabajo.
33 . Evalúe qué tipo de tareas deja siempre para más tarde.
34. Sopese las consecuencias que conlleva postergar las tareas.
35. El tiempo es un recurso limitado.
36. Afronte sus tareas con actitud relajada.
37. Cree un ambiente de trabajo que potencie su energía y creatividad.
38. Es más importante elegir el destino correcto que la velocidad de avance.
39. Prevea el tiempo de desarrollo de cada tarea.
40. Siempre que sea posible, trate de terminar cada tarea de una vez.
41. Aprenda a lidiar con lo inesperado.
42. Trate diariamente de generar pequeños incrementos de productividad.
43. Evite utilizar papelitos sueltos para registrar ideas o compromisos.
44. Prepare todo lo necesario antes de iniciar cualquier labor.
45. Utilice todas las herramientas que le ayuden a ser más efectivo.
46. ¡Tome acción de manera inmediata!.
47. Comience su jornada generando una inercia positiva.
48. Habitúese a comenzar pronto por la mañana.
49. Pregúntese frecuentemente ¿Cuál es el mejor modo de usar mi tiempo ahora mismo? (“Pregunta de Oro”).
50. Trabaje con consistencia.
51. Tome el tiempo necesario para aprender lo que le haga más efectivo.
52. Conviértase en una persona de acción.
53. Comience ya a alimentar el “ciclo del éxito”.
54. Convierta las tareas que hace a diario en poderosos hábitos.
55. Imagine que sólo tiene medio día para realizar el trabajo de todo el día.
56. ¡Premie sus resultados!.
57. Cuando una tarea se dificulta, intente comenzar por un punto que no sea el principio.
58. Trate de reducir la energía gastada duplicando procesos creativos.
59. Actúe como su propio entrenador.
60. Enfréntese a los retos y dificultades dándoles la cara.
61. Cree el hábito de tomar decisiones en forma rápida y efectiva.
62. Minimice el tiempo que invierte en preparar respuestas.
63. No reste importancia a los pequeños ladrones del tiempo.
64. Reconozca cuándo se hace necesario un cambio de rumbo.
65. Aproveche la inercia que genera ponerse en movimiento
66. Comprométase con alguien que le importe, para reforzar su determinación.
67. Piense antes de actuar.
68. Convierta las tareas tediosas en algo agradable de realizar.
69. Antes de iniciar un trabajo, visualícelo como si ya estuviese terminado.
70. Analice las razones para postergar una tarea contra los beneficios de teminarla.
71. Piense en alguien a quien admire por sus resultados y actúe como él.
72. Convierta las tareas tediosas en algo agradable de realizar.
73. Venza la postergación postergando la postergación.
74. El tiempo es cada vez más escaso. No lo malgastemos.
3.1. DESPERDICIADORES INTERNOS Y EXTERNOS.
RECORDEMOS:
3.1.1 DESPERDICIADORES INTERNOS
Son aquellos generados internamente o autogenerados y constituyen obstáculos a nuestras actividades; entre los más comunes se encuentran:
3.1.2 DESPERDICIADORES EXTERNOS
Son generados por el ambiente de la organización. Los más comunes son:
3.1.3 PRINCIPALES DESPERDICIADORES DEL TIEMPO
Independientemente de la lista anterior se encuentran otros desperdiciadores del tiempo como son:
3.2.CUADRO DE CAUSAS, FUENTES Y SOLUCIONES
CONCLUSIÓN
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo deseas.
La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente identifica a su familia como el aspecto más importante en su vida y sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar su tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse a sí mismo.
"El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto".
